O método de produtividade pessoal Getting Things Done (GTD) não se tornou um dos mais famosos do mundo por acaso.

David Allen conseguiu criar um sistema funcional e flexível com excelentes ideias. Uma das mais importantes, no meu ponto de vista, é a regra da revisão semanal na sexta-feira à tarde.

Na verdade, Allen diz que a revisão pode ser em um dia da semana diferente da sexta-feira, mas ele mesmo admite que já testou diversas opções e nenhuma se encaixa tão bem quanto a sexta-feira à tarde.

Primeiro, porque é um momento da semana em que já estamos fazendo a transição do trabalho para o lazer do final de semana. Segundo, porque se fizermos uma boa revisão e amarrarmos todas as pontas soltas, poderemos desfrutar do sábado e do domingo com a cabeça mais leve e retomar o trabalho na segunda-feira sem aquele Efeito Garfield.

Um dos pontos que acho falho nos livros de David Allen, no entanto, é não haver um roteiro, um passo a passo de como deve ser feita a revisão semanal.

Para suprir essa lacuna, há alguns anos criei um roteiro simples que me permite fazer a revisão semanal de forma rápida e eficiente.

Este roteiro nada mais é do que uma lista ordenada de imperativos e perguntas que deixo guardada no Evernote. Toda sexta-feira, no final da tarde, abro a nota “Revisão Semanal” e sigo os passos até que o processo esteja concluído.

Roteiro para a Revisão Semanal

revisao-semanal-gtd

Este é o meu checklist atual. Ele procura cobrir as metas, projetos e desafios que tenho traçados para que – a cada semana – eu não tenha como me afastar muito do que planejei.

Essa, aliás, é a função principal da revisão semanal do GTD.

Veja como isso é bem diferente, por exemplo, do que as pessoas fazem: traçam umas resoluções de ano novo no réveillon, e depois só dão uma olhada nessa lista no final do ano seguinte para ver se, com sorte, conseguiram cumprir alguma daquelas metas.

Eis a minha lista atual:

  1. Processar a caixa de entrada do Outlook do trabalho
  2. Processar a caixa de entrada do Gmail
  3. Processar a caixa de entrada do Gmail do Mude
  4. Processar a bandeja física do trabalho
  5. Processar a caixa de entrada do Evernote
  6. Processar a caixa de entrada do Wunderlist
  7. Processar a lista Hoje do Wunderlist
  8. Revisar os Projetos e Desafios no Wunderlist, um a um
  9. Revisar a lista Errands do Wunderlist com tarefas avulsas
  10. Revisar a lista Algum dia do Wunderlist
  11. Cobrar os responsáveis sobre as ações que estão na lista Na Espera do Wunderlist
  12. Verificar se há notificações pendentes nas redes sociais
  13. Verificar se as contas do GuiaBolso estão batendo
  14. Revisar a lista de hábitos no Way of Life
  15. Processar o Feedly
  16. Verificar o Google Analytics
  17. Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima semana
  18. Limpar a Área de Trabalho do computador
  19. Organizar a mesa de trabalho
  20. Há alguma pendência com o trabalho?
  21. Há alguma pendência com a faculdade?
  22. Há alguma pendência com a família?
  23. Há alguma pendência com o Mude.nu?
  24. Há alguma pendência relacionada à saúde?

A revisão semanal na prática, passo a passo

Agora vou passar os itens um a um para demonstrar como eu procedo na prática com a revisão semanal.

Processar as caixas de entrada dos e-mails

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Considero o Gmail o melhor serviço de e-mail existente, por ter um sistema de busca poderoso e por agrupar as conversações, impedindo que as mensagens se multipliquem na caixa. Só uso o Outlook por não ter opção no trabalho.

No meu trato com e-mails profissionais e pessoais, sigo a técnica do Inbox Zero (algo como “Caixa de Entrada Vazia”).

O Inbox Zero faz você compreender que a Caixa de Entrada tem esse nome por um motivo. Ela deve ser apenas o lugar onde os seus e-mails ficam quando chegam.

O erro mais comum que as pessoas cometem é usar a Caixa de Entrada como arquivo, onde ficam todos os e-mails. Inclusive misturando mensagens lidas com não-lidas.

A primeira regra do Inbox Zero: uma vez que a mensagem é aberta, ela não pode mais ficar na Caixa de Entrada. Nunca.

Quando você abrir um e-mail, terá apenas quatro opções:

  1. Resolver: se o e-mail exigir uma resposta rápida ou uma ação que tome menos de dois minutos, resolva logo. Depois responda e/ou arquive. E fim de problema.
  2. Tornar acionável: se a mensagem exigir que você faça algo que requer mais de dois minutos, então ela terá que ser transformada em uma ação e colocada em outro canto. O ideal é resumir a ação em uma frase imperativa e colocar no seu sistema confiável (no meu caso, o Wunderlist). Por exemplo, eu recebo um e-mail com o boleto da minha faculdade. Lá no Gmail, eu tenho instalada a extensão “Add to Wunderlist”, que integra o Wunderlist com o Gmail. Quando vou processar a Caixa de Entrada, o que faço é abrir este e-mail, clicar no botão “Add to Wunderlist” e mandar para lá a ação “Pagar o boleto bancário da faculdade”, que fica na Caixa de Entrada do Wunderlist. Depois é só arquivar o e-mail, que nunca pode ficar na Caixa de Entrada.
  3. Delegar: encaminhe a mensagem para outra pessoa que seja responsável por responder a mensagem ou fazer a ação correspondente. Encaminhe para a lista “Na Espera” do Wunderlist e arquive o e-mail.
  4. Apagar: caso o e-mail não exija resposta nem ação, você deve simplesmente arquivá-lo, retirando-o da Caixa de Entrada. Com o Gmail, é fácil encontrá-lo depois pela busca. Eu não uso muito os marcadores (Labels), mas há quem prefira organizar com labels antes de arquivar.
  5. Adiar a leitura: esta última ação deve ser tomada apenas caso a leitura não seja urgente nem importante. Há casos em que queremos ler uma mensagem com mais calma depois. O que eu faço é encaminhar o e-mail para o Evernote, pelo próprio Gmail. Há quem prefira usar aplicativos como Read it Later, Pocket ou Instapaper, mas eu sou da teoria de que quanto menos Caixas de Entrada melhor, por isso concentro no Evernote, em um caderno que chamo de “Ler depois”.

O vídeo abaixo é de uma palestra de quase uma hora sobre a técnica Inbox Zero. Nela, Merlin Mann (criado do site de produtividade 43 Folders) explica para funcionários do Google como lidar com suas caixas de entrada, a fim de mantê-las sempre em dia e vazias.

Processar a bandeja física do trabalho

Para a maioria de nós, as caixas de entrada onde são jogadas todas as pendências que aparecem são pastas virtuais em programas como Wunderlist, Gmail ou Evernote.

Por mais digital que você ou seu trabalho sejam, ainda assim pendências em papel vão aparecer na sua frente. Correspondências, anotações, contas e outros itens físicos também precisam ter um local próprio para serem armazenados antes de serem processados.

No trabalho, eu mantenho um espaço na mesa e uma gaveta para ir colocando tudo o que aparece em papel (acredite, é muita coisa ainda em papel, infelizmente).

Se há um lugar para cada coisa e cada coisa estiver em seu lugar, você não precisará ficar se preocupando com isso e liberará espaço na mente para pensar no que realmente importa.

O processamento da caixa de entrada física é parecido com o da digital. Eu vou passando item por item, de cima para baixo, até que não sobre nada sobre a mesa.

Processar a caixa de entrada do Evernote

O Evernote é o meu segundo cérebro. Muito mais eficiente em recuperar dados do que o primeiro, aliás.

Todas as referências que encontro, vou jogando no Evernote, direto na Caixa de Entrada.

Para isso, costumo encaminhar e-mails do Gmail para o meu Evernote (todos os usuários lá ganham um e-mail do tipo walmar@evernote para o qual mensagens podem ser enviadas). Possuo também o Evernote no iPhone e, o que mais utilizo, a extensão do Evernote para o navegador Google Chrome.

Assim, se eu visito um site que acho interessante, ou quero guardar um texto específico, simplesmente clico no botão do Evernote no navegador e ele guarda a página inteira na Caixa de Entrada do Evernote.

Daí, quando chega a hora da revisão semanal da sexta-feira, eu processo essas notas que estão na Caixa de Entrada e vou vendo o que fazer com ela (geralmente eu apenas movo para o caderno específico, mas algumas também se transformam em ações no Wunderlist).

Processar a caixa de entrada do Wunderlist

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O Wunderlist é o programa que tenho usado já há algum tempo, embora não seja meu preferido.

Eu sou fã da Apple. Em casa, meu computador de mesa, meu notebook e meu celular são da marca da maçã. Por isso, quando tinha minha empresa, o programa que eu usava para gerenciar minhas tarefas era o Things.

Infelizmente, o Things não possui versão para Windows, o que complicou as coisas quando passei a trabalhar em locais que usam o sistema operacional de Bill Gates.

Durante alguns meses, ainda tentei continuar com o Things, anotando tudo o que aparecia no Things do iPhone. Porém, digitar no iPhone é muito devagar (especialmente o meu velho iPhone 4), e eu percebi que estava deixando coisas de fora por preguiça de pegar o iPhone e anotar no Things lá.

Por isso, acabei mudando para o Wunderlist, que é gratuito e multiplataforma. Embora não seja tão estável e bonito quanto o Things, ele é muito bom também.

Mas voltando ao item, eis o que faço: abro o Wunderlist, vou na lista da Caixa de Entrada e começo a processar os itens, um a um, para ver o que faço com eles:

  • Se for uma ação que leve menos de dois minutos: Faço logo.
  • Se for uma ação única, que se resolve por si mesma de uma única vez: Movo o item para o Projeto/Desafio respectivo, ou para uma lista de tarefas avulsas.
  • Se for uma ação que leve mais de um passo para ser completada: Crio um novo Projeto ou Desafio e acrescento a sequência de passos.
  • Se for uma ação que deva se repetir: Crio um novo hábito no Habit List.
  • Se for uma ação delegável: Passo para a pessoa responsável e jogo o item na lista Na Espera.
  • Se for algo que não seja ação imediata: Coloco na lista Algum Dia.
  • Se for um evento com data certa para acontecer: Coloco na lista Calendário, do Wunderlist, integrada com o Google Agenda
  • Se for alguma referência a ser guardada: Mando para o Evernote

Processar a lista Hoje do Wunderlist

Os itens seguintes são todos no Wunderlist e seguem basicamente a mesma lógica.

Só preste atenção que processar não quer dizer fazer. A revisão semanal não quer dizer que você vai fazer na sexta-feira tudo o que não fez durante a semana.

Trata-se apenas de revisar, priorizar e manter as listas atualizadas.

No item 7, eu vou na lista Hoje do Wunderlist e vejo o que está programado para o dia, ou se há algo atrasado por lá para fazer. O Wunderlist automaticamente joga na lista Hoje as tarefas com prazos vencidos.

Revisar os Projetos e Desafios no Wunderlist, um a um

Aqui está o coração da revisão semanal. Eu vejo, um a um, todos os Projetos e Desafios listados, principalmente para acrescentar novas ações que não estejam por lá ou para marcar como concluídas ações já realizadas.

Para cada uma das ações listadas, eu costumo colocar uma hashtag para sinalizar o contexto, conforme ensinado no sistema do GTD. Esses são os marcadores que servem para afunilar as ações de acordo com o contexto em que você se encontra (local, dinheiro, tempo, energia etc.).

Se eu estiver em casa, por exemplo, basta eu clicar na hashtag #casa e o Wunderlist vai me mostrar só as tarefas que eu posso fazer ali, em casa. Não aparecerão as outras ações que eu só posso fazer em outros lugares, facilitando bastante o foco para decidir o que fazer a seguir.

Revisar a lista Errands do Wunderlist com tarefas avulsas

No Wunderlist eu também mantenho uma lista chamada Errands, em que coloco tarefas avulsas, que não se encaixam em nenhum Projeto ou Desafio.

Esse termo é usado no original do GTD, mas não tem uma tradução boa, então eu mantive assim mesmo.

Revisar a lista Algum dia do Wunderlist

Aqui ficam as ações que quero fazer, mas não agora. Ou que nem estou certo de que quero fazer, mas quero ter aí para referência futura.

Cobrar os responsáveis sobre as ações que estão na lista Na Espera do Wunderlist

Preciso confessar que não é toda semana que eu faço essas cobranças, até para não ficar chato. Mas tudo o que estou aguardando retorno, acabo colocando nessa lista.

Verificar se há notificações pendentes nas redes sociais

Neste ponto, eu dou uma passada de olho nos blogs, nas redes sociais e em alguns aplicativos (como o Disqus e Whatsapp) para verificar se há alguma pendência.

É normal que alguém mande uma mensagem ou solicite amizade durante a semana e eu não veja, mas sempre acabo olhando na sexta-feira.

Verificar se as contas do GuiaBolso estão batendo

GuiaBolso é o aplicativo que uso para administrar as finanças pessoais. Toda semana dou uma revisada se os gastos foram anotados e se as contas estão minimamente batendo.

Uma vez por mês apenas é que faço uma checagem mais apurada, atualizando os investimentos e batendo por centavo as contas.

Revisar a lista de hábitos no Way of Life

“O segredo do seu futuro está escondido na sua rotina diária” ~ Mike Murdock

Os hábitos diários eu mantenho atualmente em um aplicativo de iPhone chamado Way of Life, que segue a ideia do acompanhamento da lista de hábitos que ficou famosa sobretudo na autobiografia de Benjamin Franklin.

Eu não tenho acompanhado a lista diariamente como deveria, então na sexta-feira eu dou uma atualizada geral regressa. Não é o ideal, admito…

Processar o Feedly

Feedly é o aplicativo que uso para receber atualizações de sites e blogs.

Na sexta-feira dou uma geral para verificar se há algo interessante a ser lido, o que pode ser marcado como lido, enfim, mantenho as coisas organizadas.

Verificar o Google Analytics

Eu cuido voluntariamente de alguns sites e toda semana eu dou uma olhada rápida no Google Analytics e no Google Webmaster Tools para ver se está tudo em ordem. Geralmente isso não dura nem 10 minutos, é só para ver se não há algo de realmente errado com os acessos.

Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima semana

Os itens com data certa são colocados na lista Calendário do Wunderlist. Essas são as tarefas que só podem ser feitas naquela dia. Por exemplo, uma prova na faculdade eu só posso fazer na data certa.

Essas tarefas o Wunderlist integra no Google Agenda, que por sua vez alimenta o calendário do iPhone. Assim, eu tenho sempre comigo no bolso as tarefas com data marcada, com uma visão de Calendário.

Acredito que o próprio Wunderlist poderia ter essa visão de Calendário, para evitar a gambiarra, mas já solicitei isso no fórum do aplicativo e parece que não está no plano deles.

Limpar a Área de Trabalho do computador

Tanto no trabalho como em casa, eu tenho o (mau) costume de jogar os itens que estou utilizando na área de trabalho do computador.

Para evitar que isso fique caótico, toda sexta-feira eu apago os itens que não são mais necessários e movo os demais para os lugares apropriados, especialmente para o Dropbox.

As seis perguntas finais

Ao final da revisão, há uma lista de seis perguntas, só para ver se eu estou deixando alguma coisa de fora em relação a trabalho, família, saúde e faculdade.

Quanto tempo leva?

Apesar de este post ter ficado gigante, a revisão semanal do GTD não é tão complicada como parece. Em média, eu levo de 30 a 40 minutos para fazer o processo todo.

Mais importante do que o preciosismo em fazer uma revisão perfeita, acho que o mais importante é simplesmente criar o hábito de dedicar uma pequena janela de tempo antes do final de semana para botar ordem na casa.

É comum ver as pessoas empolgadas ao iniciar no GTD, por conta da sensação de “mente clara como a água” de que David Allen fala. Porém, quando o tempo passa e essas mesmas pessoas não revisam semanalmente o que fizeram, o caos volta a se instalar.

E o caos é o maior inimigo do desafio de Ser mais produtivo :)

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Publicado por Walmar Andrade

Criador do Mude.nu, Walmar Andrade é bacharel em Comunicação Social, com extensão em jornalismo on-line (UFPE), MBA em Planejamento, Gestão e Marketing Digital (FECAP-SP) e Master en Comunicación Empresarial (INSA-Barcelona). Escreve sobre comunicação e marketing digital no blog Fator W.

9 Comentários

  1. Parabéns. Muito legal e esclarecedor este artigo. Exatamente um guia destes que eu estava procurando para ter um norte nas minhas ações.

    Só fiquei surpreso com o tempo da revisão, apenas 40 minutos. Realmente achei que levava bem mais tempo.

    Muito obrigado por compartilhar este ótimo conteúdo.

    Responder
  2. Excelente guia!

    Vou reler até conseguir implantar um sistema parecido, centralizei meu controle numa ferramenta do excel e tenho bastante dificuldade em sair dela =/

    Responder
  3. Olá,
    Estou iniciando minha prática do GTD e achei muito interessante suas dicas.
    Só me confundi um pouco numa questão, talvez seja pela minha inexperiência no assunto, é que o que seria o equivalente a lista “Próximas Ações” no seu modelo? Quando você cria um novo Desafio e inclui lá as ações, você determina prazos para cada elas? Como determina o que vai ser realizado no dia? E como funciona essa lista hoje?
    Acabei fazendo várias perguntas mas acredito que todas tem a mesma relação. Realmente fiquei bastante interessado no GTD. = )

    Mais uma vez agradeço, até!

    Responder
    • Danilo,

      Eu não determino prazos para cada ação não. Vou fazendo as ações de acordo com os contextos. As que têm datas definidas vão para a lista Calendário.

      Para saber o que fazer no dia, eu clico na hashtag do lugar ou situação em que estou (por exemplo, #casa se estou em casa) e vou fazendo o que aparece na lista filtrada pelo Wunderlist.

      Abraços!

      Responder
      • Entendi.. depois de um pouco mais de estudo do método e praticando também, imaginei que estaria relacionado com os contexto.

        Agradeço pela confirmação e resposta Walmar.

        Responder
  4. Olá Walmar,

    Parabéns pelos posts, isso me fez voltar de fato do GTD, que tinha largado a um tempo. Agora vejo uma aplicação real, do dia a dia de fato. Tenho algumas dúvidas:

    – Qual é a diferença de um projeto e desafio, pelo que viu na sua experiência?
    – A lista de hábitos coloca fora do wunderlist. É por opção mesmo, ou porque ele não suporte o que deseja fazer?
    – Porque faz essa lista de hábitos? Que vantagem tem nisso?
    – Você já usou pomodoro com GTD em algum momento em caso de timebox?
    – Se usou pomodoro, aproveitou para registrar o tempo gasto para futura consulta ou não?

    Desculpe pela quantidade, espero que responda ;)

    Até mais!

    Responder
    • Olá Gilson!

      A diferença entre projeto e desafio é que o projeto você encara como algo do dia a dia, enquanto o desafio é algo que realmente te tira da zona de conforto, geralmente é algo que você nunca fez antes ou que está além dos seus limites.

      Eu coloco a lista de hábitos fora do Wunderlist para não misturar as coisas, mas nada impede que você centralize tudo em lugar só. Eu acho mais fácil controlar hábitos com apps específicos, como o Habit List.

      Eu aprendi a técnica da lista de hábitos lendo a autobiografia de Benjamin Franklin e achei uma excelente ideia. A vantagem é formar hábitos conscientemente, já que força de vontade e disciplina são recursos muito limitados.

      Sim, eu uso timeboxes praticamente todos os dias (não necessariamente pomodoros, pois eu acho 25 minutos pouco tempo).

      O app que eu uso para timebox (Eternity para iPhone) faz um log das atividades que eu vou registrando.

      Abraços!

      Responder
  5. Muito bom o artigo. Assim como você sou usuário do Things há muito tempo e adoro o programa mas sinto falta de não poder usar o Things no trabalho que uso Windows.

    Estou usando um método muito parecido com o seu de revisão semanal. Mas em algum momento ficou muita coisa para fazer. Por exemplo se a lista de “Talvez” ficar muito extensa, o que acontece com o tempo, perco muito tempo. Estou adaptando para que o processo dente mais ou menos uma a duas horas.

    Abs!

    Responder
  6. Olá Walmar! Sou fã do seu trabalho e de outros artigos do mude.nu…já tenho usado o Wanderlist e o Evernote a algum tempo por influencia do mude.nu, fiquei então com uma dúvida numa questão: Como faço para instalar a extensão “Add to Wunderlist” que integra o Wunderlist ao e-mail. No meu caso o e-mail que mais uso é o yahoo…mas tbm tenho o g-mail…gostaria de usar isso seria ótimo ter essa integração, se puder me ajudar..agradeço muito, pois já tenho seguido muitas idéias que leio por aqui que tem me ajudado muito. Obrigada.

    Responder

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