Getting Things Done (GTD) é um sistema de produtividade pessoal criado por David Allen e divulgado no livro de mesmo nome, originalmente publicado em 2001. Sou um entusiasta do GTD desde 2005, quando li o livro pela primeira vez.

Durante esses sete anos de uso, fui aperfeiçoando e adaptando o GTD para as minhas necessidades. Como acredito que um dos pontos em aberto no livro é justamente a implementação prática do GTD, resolvi descrever a minha implementação pessoal neste post.

Se você não conhece bem o sistema, sugiro que leia primeiro este guia do GTD aqui mesmo no Mude.nu.

Antes de começar, aviso que a minha implementação do GTD é baseada em: dois hardwares da Apple (um Mac e um iPhone) e quatro softwares (Things, Evernote, Way of Life e Gmail). O Things está no Mac e no iPhone. O Evernote e o Gmail estão na web. E o Way of Life está só no iPhone. Mais abaixo, apresento soluções alternativas para outros sistemas.

1. A visão vertical do GTD

Como expliquei em O GTD na vertical, a melhor implementação deste sistema de produtividade é a que utiliza a visão de longo prazo.

Por isso, sugiro começar a aplicar o GTD a partir do eixo Perspectiva, que engloba Propósito/Princípios, Visão de Futuro, Metas, Áreas de Responsabilidade, Projetos e Ações. Os dois primeiros pontos podem ser escritos em qualquer software de texto.

O que fiz foi determinar inicialmente quais seriam as minhas Áreas de Responsabilidade do GTD e padronizá-las nos diversos softwares. Coloquei as mesmas 12 denominações como cadernos do Evernote, como labels no Gmail, como áreas de foco do Things e inclusive como nomes de pastas no computador e em softwares de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o Dropbox.

Considero essa padronização importante para que os conteúdos sejam bem relacionados. Apenas a título de exemplo, essas foram as áreas de responsabilidade que tenho definidas para mim atualmente, em ordem alfabética:

  1. Aventuras
  2. Budismo
  3. Blogs
  4. Casa
  5. Casamento
  6. Cultura
  7. Educação
  8. Família
  9. Finanças
  10. Pessoal
  11. Saúde
  12. Trabalho

Para cada área de responsabilidade do GTD tenho uma certa visão de futuro e metas descritas, alinhadas com os Propósitos/Princípios. Esse é o primeiro e essencial passo.

2. As caixas de entrada do GTD

Things, Gmail, Evernote, uma gaveta em casa e uma bandeja no trabalho são as minhas cinco caixas de entrada, seguindo o conceito definido no GTD. Nelas, guardo, respectivamente, ações únicas, emails, anotações, documentos físicos pessoais e documentos físicos profissionais.

Utilizo as caixas de entrada, inclusive do Gmail, no sentido para as quais elas foram originalmente criadas: apenas para receber coisas antes que as mesmas sejam processadas durante uma revisão.

3. O processamento do GTD

Quando chega o momento de processar essas caixas de entrada, sigo o fluxo proposto pro David Allen, criador do GTD, aqui explicado no diagrama feito pelo site Gestão de Tempo:

Fluxograma do GTD em português - Workflow Getting Things Done

  • Se for uma ação que leve menos de dois minutos: Faço logo.
  • Se for uma ação única, que se resolve por si mesma de uma única vez: Crio uma nova tarefa no Things, diretamente na lista Next.
  • Se for uma ação que leve mais de um passo para ser completada: Crio um novo Projeto no Things e acrescento a sequência de passos.
  • Se for uma ação que deva se repetir diariamente: Crio um novo hábito no Way of Life.
  • Se for uma ação delegável: Passo para a pessoa responsável, crio o nome da pessoa na lista Waiting do Things e jogo a ação lá.
  • Se for algo que não seja ação imediata: Crio a ação na lista Someday do Things.
  • Se for um evento com data certa para acontecer: Crio a ação na lista Scheduled do Things, com a data. Informo a hora no corpo do texto.
  • Se for alguma referência a ser guardada: Arquivo no caderno respectivo no Evernote. Caso seja um e-mail, coloco o label no Gmail e arquivo.

O processamento completo é feito apenas na revisão semanal, mas durante o decorrer do dia ocorrem vários mini-processamentos, sobretudo no Gmail.

4. A seleção das MITs

MIT (Most Important Tasks) não é um conceito original do GTD e sim do ZTD (Zen to Done), um método alternativo e minimalista criado pelo autor do blog Zen Habits. Este sistema é usado por nomes como Augusto Campos, do blog Efetividade.net.

Peguei esse conceito por achá-lo interessante. Basicamente, trata-se de dar uma vasculhada na lista de Próximas Ações (lista Next, no Things) e selecionar as duas ou três tarefas mais importantes do dia. Aquelas que você gostaria de realizar naquele dia, ou que você consideraria que o dia valeu a pena se elas fossem completadas. No Things, basta clicar no ícone da estrela e marcar as tarefas, que elas automaticamente irão para a lista Today.

Entenda a diferença entre as MITs e as tarefas da lista Scheduled. Estas são tarefas que ficam no calendário porque elas têm que ocorrer naquele dia, ou não mais ocorrerão. Por exemplo, ir ao jogo Sport x Náutico ou comparecer à palestra de Harvard. Já as MITs são as tarefas que você gostaria de completar naquele dia, mas que – se não conseguir – nada impede de realizá-las no dia seguinte ou mesmo depois.

5. A revisão semanal do GTD

Considero a revisão semanal o ponto mais importante do GTD e também no qual a maioria das pessoas falha. Para não perder a data, criei uma tarefa chamada “Realizar a revisão semanal” e coloquei no Things para que se repetisse toda sexta-feira.

Um grande avanço na minha implementação ocorreu quando criei um roteiro para a revisão semanal. Tenho esse roteiro salvo no Evernote e toda vez que vou executar a revisão, basta seguir os passos lá descrito. Dessa forma estruturada, a revisão é realizada em cerca de meia hora e mantém as coisas sempre nos trilhos.

Apenas a título de exemplo, segue o roteiro que criei no Evernote:

  1. Processar a caixa de entrada do e-mail
  2. Processar a bandeja física do trabalho
  3. Processar a caixa de entrada do Evernote
  4. Processar a caixa de entrada do Things
  5. Revisar os projetos no Things um a um
  6. Revisar a lista Someday do Things
  7. Cobrar os responsáveis sobre as ações que estão na lista Waiting do Things
  8. Verificar se as contas do Organizze estão batendo
  9. Verificar se há algo não respondido no Facebook
  10. Verificar se há algo não respondido no Twitter
  11. Verificar se há algum comentário não respondido nos blogs para os quais colaboro
  12. Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima semana
  13. Limpar a Área de Trabalho do computador
  14. Organizar a mesa de trabalho
  15. Revisar a lista de hábitos no Way of Life

6. A Execução do GTD

O vídeo acima da Epipheo.TV explica rapidamente, em inglês, como funciona o GTD, com participação do criador do método. Ative as legendas para uma melhor compreensão.

O último passo é executar as ações. Para tanto, utilizo o sistema de tags do Things, que configurei para ter os seguintes contextos:

  • @casa
  • @trabalho
  • @supermercado
  • @telefone
  • @brasilia
  • @recife
  • @online
  • @computador
  • @shopping
  • @academia

Esses são os lugares ou contextos em que realmente estou. Por exemplo, se estou em casa e quero executar as próximas ações, basta ir na lista Next e filtrar a tag @casa. Aí acaba o sistema GTD e começa a ação em si.

Softwares alternativos para o GTD no Windows, Linux e outros sistemas

Quem não usa Mac/iPhone, não poderá usar o Things. Mas há diversas alternativas disponíveis. Eu recomendo o Wunderlist, que é gratuito e multiplataforma. Você pode usá-lo no Windows, no Mac, na web, no Android, no iPhone etc.

Uma alternativa (e mais visual) ao Evernote é o Springpad, acessível pela web e também gratuito.

Para o Way of Life, basta buscar nas listas de aplicativos por habit tracker. Se quiser usar uma versão web, recomendo o Joe’s Goals.

Quanto ao email, é claro que não precisa ser o Gmail, mas recomendo algum sistema multiplataforma, sincronizável, com acesso web e com sistema de organização por pastas que permita a criação de filtros.

E, claro, recomendo fortemente a leitura dos dois livros: A Arte de Fazer Acontecer e Fazendo Tudo Acontecer.

Dúvidas?!

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Publicado por Walmar Andrade

Criador do Mude.nu, Walmar Andrade é bacharel em Comunicação Social, com extensão em jornalismo on-line (UFPE), MBA em Planejamento, Gestão e Marketing Digital (FECAP-SP) e Master en Comunicación Empresarial (INSA-Barcelona). Escreve sobre comunicação e marketing digital no blog Fator W.

9 Comentários

  1. Ótimo post Walmar,
    como o OS do meu celular é android eu utilizo o http://www.toodledo.com que é excelente e trabalha de forma muito similar ao Things.
    Fiquei com uma dúvida que é a seguinte, quando você não consegue atingir uma meta estipulada no Way of Life, não gera uma frustração?

    Abraço;

    Responder
    • @Tiago_Curcio

      Acho que a ideia é gerar uma frustração mesmo. Meu Way of Life apita todo dia às 19h para eu revisar os hábitos. A maioria fica vermelho porque eu, vergonhosamente, não os cumpri. Mas todo dia ele está lá, me lembrando pelo menos do que eu deveria estar fazendo. Quem sabe com a insistência eu não começo a fazer.

      Essa semana eu li um livro muito bom chamado O Poder do Hábito, que traz uma abordagem científica sobre como os hábitos são formados. Em breve farei uma resenha dele aqui.

      Responder
  2. Olá Walmar, realmente o melhor post sobre o assunto que já pesquisei, isso incluído os estrangeiros.
    Sou novo no método GTD e ainda apanhando com qual melhor ferramenta eu me adapto, iniciei usando o RTM (Remember the milk) e agora iniciei ao Things, sou franco em dizer que acho mais rápido de incluir uma tarefa no RTM, por exemplo quando estou dirigindo :) um clique a menos para incluir.

    Mas falando sobre o things, uma dificuldade que tenho é a lista WAITING_FOR, como você faz para criar essa lista?

    Agradeço se puder ajudar.

    Abraços,

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  3. @Adriano_AmaralLopes você pode simplesmente criar uma lista Na Espera no Things. Como eu uso a versão Desktop, ele permite criar Contatos e cada contato fica sendo uma lista de tarefas delegadas para aquela pessoa. Eu uso dessa forma, tendo uma lista para cada pessoa da qual estou esperando alguma tarefa, em vez de uma lista Na Espera para todos.

    Responder
    • Walmar, obrigado pela resposta. Eu também uso a versão desktop. Por mais ignorante que pode parecer eu não sei criar uma nova lista, seria NEW AREA OF RESPONSABILITY?. Desculpe a ignorância..:)….
      Mesmo assim vou tentar me organizar por contatos também, apesar de achar mais prático ver tudo em uma lista e ir cobrando um a um..
      Agradeço novamente.
      abs
      Adriano

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  4. Walmar, o que seria essa área de responsabilidade “Pessoal”? Quais tipos de projetos são associados a ela?

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    • Lucas,

      Deixo essa área reservada para ações/projetos meus que não se encaixam nas outras áreas. Por exemplo, “levar o terno no alfaiate”.

      Responder
  5. Olá, gostaria de saber onde está está lista “waiting”do Things, pois uso o app e nunca vi. Você criou ou algo assim?

    Grande abraço!

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    • Leonardo,

      Não uso mais o Things, migrei para o Wunderlist. Mas pelo que lembro não tinha nativamente a lista Waiting, mas tinha a possibilidade de adicionar um contato e delegar a tarefa para ele. Eu usava isso como a lista Waiting.

      Responder

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