Muitas tecnologias criadas pelo homem para facilitar a vida das pessoas acabam tendo efeito exatamente oposto. O e-mail é uma delas, mas apenas para aqueles que não conseguem domar suas caixas de entrada. Ou seja, quase todo mundo.

As dicas a seguir servem sobretudo para quem utiliza o método de produtividade pessoal GTD. Elas destinam-se a ensinar, em passos práticos, como você pode manter a caixa de entrada vazia (ou Inbox Zero, para usar a expressão original).

O primeiro ponto é você compreender que a Caixa de Entrada tem esse nome por um motivo. Ela deve ser apenas o lugar onde os seus e-mails ficam quando chegam.

O erro mais comum que as pessoas cometem é usar a Caixa de Entrada como arquivo, onde ficam todos os e-mails. Inclusive misturando mensagens lidas com não-lidas.

Anote, então, a primeira regra: uma vez que a mensagem é aberta, ela não pode mais ficar na Caixa de Entrada. Nunca.

Caixa de entrada de e-mails vazia

Para onde vão os e-mails

Quando você abrir um e-mail, terá apenas quatro opções:

  1. Resolver: se o e-mail exigir uma resposta rápida ou uma ação que tome menos de dois minutos, resolva logo. Depois responda e/ou arquive. E fim de problema.
  2. Tornar acionável: se a mensagem exigir que você faça algo que requer mais de dois minutos, então ela terá que ser transformada em ação e colocada em outro canto. O ideal é resumir a ação é uma frase imperativa e colocar no seu sistema confiável do GTD (que pode ser um programa de to-do ou mesmo um caderno de anotações). Por exemplo, “Pagar o boleto bancário” vai para a pasta “Próximas Ações” no seu software de to-do. Lembre-se de arquivar o e-mail, ele não pode ficar na Caixa de Entrada!
  3. Delegar: encaminhe a mensagem para outra pessoa que seja responsável por responder a mensagem ou fazer a ação correspondente. E arquive o e-mail.
  4. Apagar: caso o e-mail não exija resposta nem ação, você deve simplesmente arquivá-lo, retirando-o da Inbox.
  5. Adiar a leitura: esta última ação deve ser tomada apenas caso a leitura não seja urgente nem importante. Há casos em que queremos ler uma mensagem com mais calma depois, então ela pode ser colocada na pasta Referências do seu GTD.

O Pulo do Gato para lidar com e-mails

As regras para manter um E-mail Zen são as seguintes:

  1. Cheque e-mail em horas determinadas: ficar com o programa aberto todo o tempo, com notificações de chegadas de mensagem, é muito contraprodutivo. Determine quantas vezes você vai checar e-mail por dia e a que horas. Isso depende do seu tipo de trabalho. Há quem cheque apenas duas ou quatro vezes por dia, há quem precise checar de hora em hora. O importante é ter seu padrão. Se achar que deve, coloque junto da sua assinatura padrão o aviso de que você só verifica e-mails X vezes ao dia e a que horas, para evitar que as outras pessoas fiquem esperando respostas suas quando elas não vão chegar.
  2. Processe até limpar a caixa: uma vez que você vai checar o e-mail, deve processar todos até chegar a Inbox Zero. Para isso, basta tomar os cinco passos que descrevemos anteriormente. Faça um e-mail de cada vez, na ordem em que aparecem, lembrando que sempre o último ato é arquivar o e-mail antes de passar para o próximo.
  3. Crie filtros: você não precisa perder tempo com mensagens automáticas irrelevantes. Crie filtros para que mensagens de redes sociais, listas de discussão, newsletters e outros serviços nem apareçam na Caixa de Entrada. Elas podem ir todas apra uma pasta específica, só para você as ter como referência. Marque como spam tudo o que você não solicitou. Isso é muito melhor do que ter um e-mail alternativo só para junk mail.
  4. Não cheque e-mails como primeira atividade do dia:: A não ser que sua profissão exija, este é um péssimo hábito. Deve haver pendências na sua lista de tarefas, então a melhor maneira de começar o dia é matando duas ou três dessas pendências, em vez de abrir o e-mail e adicionar novas pendências antes mesmo de resolver as anteriores.
  5. Responde com apenas 3 frases: limitar nossas respostas a apenas três frases é a proposta do Three Sentences. Quanto menos você escrever, mais rápido processará a caixa de entrada e menos informação terá que ler de volta.
  6. Tenha disciplina: hábitos só são formados com disciplina. No começo, vai ser difícil você adotar a nova postura. A cada dia vai ficando mais fácil, desde que você mantenha a constância. Não caia na tentação de ver primeiro os e-mails mais interessantes, ou de deixar uma mensagem na caixa de entrada como lembrete. Seja disciplinado e colha os resultados.

Vídeo e links

O vídeo abaixo é de uma palestra de quase uma hora sobre o tema. Nela, Merlin Mann (criado do site de produtividade 43 Folders) explica para funcionários do Google como lidar com suas caixas de entrada, a fim de mantê-las sempre em dia e vazias.

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