Como não ser multi-tarefa: trabalhe de forma mais simples e saudável

Você está trabalhando em dois projetos ao mesmo tempo, enquanto seu chefe acaba de colocar mais duas tarefas na sua mesa. Você está ao telefone quando três novos e-mails chegam. Você está tentando sair no horário para poder passar no supermercado e comprar o jantar. Seu smartphone está descarregando assim como o seu celular. Seus colegas de trabalho pedem uma ajuda enquanto seu Google Reader tem mais de cem feeds para não lidos.

Você está fazendo tarefas com a velocidade do Ligeirinho. Parabéns, Sr. Multi-Tarefa.

Nesses tempos de tecnologia instantânea, somos bombardeados com um excesso de informação e demandas para o nosso tempo. Essa é uma das razões pelas quais o GTD é tão popular no mundo da informação – é um sistema desenhado para decisões rápidas e para manter todas as solicitações da sua vida em ordem. Mas mesmo quando estamos usando GTD, algumas vezes somos tão sobrecarregados com coisas a fazer que nosso sistema começa a ruir.

O site Life Hack recentemente publicou “Como ser multi-tarefa“, e é um bom artigo sobre a natureza do modo multi-tarefa e como fazer isso enquanto se foca em uma tarefa por vez.

Este post é sobre como NÃO ser multi-tarefa – uma guia para trabalhar da forma mais simples possível para a sua sanidade mental.

Primeiro, algumas razões para não ser multi-tarefa>

  1. Multi-tarefa é menos eficiente, devido à necessidade de trocar as marchas para cada nova tarefa, e depois trocar de volta novamente.
  2. Multi-tarefa é mais complicado e mais suscetível a estresse e erro.
  3. Multi-tarefa pode ser enlouquecedor, e nesse mundo já caótico, nós precisamos fugir do terror e encontrar um pequeno oásis de sanidade e calma.

multi tarefa Como não ser multi tarefa: trabalhe de forma mais simples e saudável

Aqui vão algumas dicas sobre como NÃO ser multi-tarefa:

  1. Primeiro defina listas de coisas a fazer para diferentes contextos (telefone, computador, casa, em espera etc.) dependendo da sua situação
  2. Tenha uma ferramenta de captura (como um caderno) para anotar o que precisa ser feito.
  3. Tenha uma caixa de entrada física e digital (quanto menos melhor) para colocar tudo o que chega até você em um único lugar.
  4. Planeje seu dia em blocos, com blocos abertos entre eles para o que surgir de urgente. Você pode tentar blocos de uma hora, ou meia-hora, dependendo do que funciona melhor para você. Ou tente isso: 40 minutos de bloco, com 20 minutos entre eles para tarefas diversas.
  5. Primeira coisa do dia, faça sua tarefa mais importante. Não faça mais nada até tê-la completado. Dê a si mesmo um pequeno descanso, e então comece a sua segunda tarefa mais importante. Se você conseguir fazer duas ou três delas ainda de manhã, o restante do dia vai ser mais tranqüilo.
  6. Quando você estiver trabalhando em uma tarefa dentro de um bloco de tempo, desligue todas as outras distrações. Isso inclui e-mail (e a internet, se possível) e celular. Tente não atender ao telefone, se for possível. Foque naquela tarefa e tente terminá-la sem estar se preocupando com outras coisas.
  7. Se você sentir a urgência de checar seu e-mail ou mudar para outra tarefa, pare. Respire profundamenta. Encontre o foco novamente. E retorne para a tarefa que estava fazendo.
  8. Se outras coisas aparecerem enquanto você está trabalhando, coloque-as na caixa de entrada, ou tome nota no seu caderninho. E retorne para a tarefa que estava fazendo.
  9. Sempre que você completar uma tarefa, processe suas anotações e sua caixa de entrada, adicionando as tarefas à sua lista de coisas a fazer e rearranjando seu calendário se necessário. Processe seu e-mail e outras caixas de entrada em um intervalo regular e pré-determinado.
  10. Algumas vezes a interrupção é tão urgente que você não pode adiá-la até terminar a tarefa em curso. Nesse caso, tente anotar onde você parou e organize todas as informações daquela tarefa em um único lugar. Assim quando você retornar para a tarefa pode continuar exatamente de onde parou.
  11. Respire fundo, espreguice-se e faça pausas sempre que precisar. Curta a vida. Vá lá fora e aprecie a natureza. Mantenha-se são.

Traduzido de Zen Habits.

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