Você quer simplificar as coisas, mas algumas vezes a vida vem de um jeito que você precisa de um truque, de um jeito de ultrapassar seus obstáculos usuais e manter você fazendo as coisas simples.

Eu uso esses truques e tenho os achado muito efetivos e diversos casos. Por favor note que você pode ter lido-os aqui algumas vezes, mas eu acredito que é útil juntá-los todos em um único post.

Não tente também implementá-los todos de uma vez – isso estaria muito distante de algo simples. Nem todos vão se aplicar a sua vida. Escolhe um ou dois e experimente.

Prato vermelho vazio

  1. Três caixas da organização. Se você está tentando organizar um quarto, gaveta, prateleira ou escrivaninha use três caixa para rapidamente fazer o trabalho. Apenas vá rapidamente em cada canto de uma vez e coloque tudo em três caixas separadas: Lixo, Doações e Dúvidas. As duas primeiras são óbvias. A caixa Dúvida é para as coisas sobre as quais você não está tão certo. Você pode guardá-las por alguns meses e decidir depois. Coloque todo o resto – as coisas que você ama e usa – de volta organizadamente.
  2. Crie uma zona de não-distração. Isso é ótimo quando você quer fazer algum trabalho focado – o que é basicamente o que deveríamos fazer todo dia. Crie uma zona de não-distração – sem telefones, e-mails, colegas, filhos, companheiros, nada nas paredes, sem messenger ou Twitter, sem internet. Apenas as ferramentes que você precisa para fazer seu trabalho e nada mais. Você poderia também criar um tempo em sua agenda para umas horas livres de distração – tipo de 8h às 10h, por exemplo. Sem distrações nesse bloco de tempo. Você pode fazer ligações e enviar e-mails antes e depois, mas não durante. Eu gosot deste truque para quando eu preciso escrever mas não estou conseguindo me concentrar.
  3. Crie uma lista pequena. Esta é para a grande simplificação. Se você está tento dificuldades em transformar sua vida em algo simples, crie uma pequena lista de coisas que você gosta de fazer mais. Deve ter 4 ou 5 itens. Para mim, é escrever, ler, correr e passar tempo com minha família. Sua lista pode ser diferente. Então, tente eliminar tudo o mais que não está na lista, para deixar espaço para aquilo que você ama.
  4. Não aceite nenhum novo pedido por uma semana. Se você está se sentindo sobrecarregado, tome a decisão de não dizer “sim” para nenhum novo pedido esta semana. Se você receber um pedido, decline educadamente. Se é algo que você não pode declinar, diga que você vai aceitar na próxima semana, porque você tem alguns projetos que precisa terminar nesta semana. Então escolhe um ou dois ou até três projetos (depende do tamanho deles) e foque em finalizá-los neste semana. Você pode se preocupar sobre coisas novas semana que vem. Repita este truque sempre que necessário.
  5. Livre-se do calendário. Este funciona bem se você sem sobrecarregado sua agenda. Tente isso: define uma política de que você não vai agendar nenhum compromisso. Isso não vai funcionar para quem tem reuniões mandatórias, porém se você controle sua agenda, você pode dizer para as pessoas “Desculpe, eu não faço mais agendamentos. Ligue-me neste dia e veja como as coisas estão indo”. Deixe seu dia aberto. No começo do dia, escolha algumas coisas para focar e tente terminá-las. Se você precisar encontrar alguém, telefone e encontre.
  6. Uma tarefa de cada vez. Esta é boa para quem tende a querer fazr tudo. Eu já falei sobre isso diversas vezes antes: não se permita ficar trocando de tarefas. Quando você está trabalhando em um relatório ou escrevendo um artigo, não faça nada mais do que isso. Quando você está processando o e-mail, limpe a caixa de entrada e não faça mais nada além disso. Uma tarefa de cada vez. Termine-a e passe para a próxima. Tente isso opr um dia, focando completamente naquele dia. Se funciona para você, tente de novo no próximo dia.
  7. Comece seu dia com paz. Eu adoro essa, porque é tão fácil de implementar e pode ter um efeito tão poderoso no dia. Quando você acordar, faça algo que seja calmo e tranquilo. Isso pode ser correr ou caminhar, tomar uma xícara de café com um livro, assistir ao sol nascer, meditação ou yoga… qualquer coisa que funciona bem para você. Isso podem ser dez minutos ou uma hora, mas encontra alguma paz na manhã e use isso para acalmar você durante todo o dia.
  8. Coma apenas 7 coisas. Se você está tentando ser mais saudável, mas está tendo dificuldades navegando entre complicadas dietas, tente este truque para simplificar as coisas. Limite-se a comida não empacotadas. Coma apenas sete coisas: frutas, vegetais, grãos integrais, proteína magra, cálcio magro, feijão, nozes e boas gorduras. Nada que venha de uma caixa. Isso vai requerer que você cozinhe sua comida, mas isso não deve ser complicado.
  9. Diminua a quantidade de papel. Esta funciona bem para certos tipos de trabalho – como o meu, por exemplo. Não funciona para outros. Mas se você pode fazê-la, pode ganhar tempo, espaço e simplificar seu escritório, além de salvar algumas árvores. Primeiro, insista que tudo deve ser enviado por e-mail ou por documentos on-line. Então crie um sistema de arquivamento que funcoine para você. Pessoalmente, eu gosto de manter as coisas on-line e somente arquivar e procurer em vez de criar uma complicada hierarquia de pastas. Mas você pode preferir um sistema mais tradicional no seu HD. Faça o que funciona melhor para você. Para aquelas coisas que só podem ser enviadas em papel, digitalize e jogue fora. Mas tente limitar o scanner e pedir que as coisas sejam enviadas eletronicamente.
  10. Livre-se da mídia. Se sua vida está com informações demais, e se você acha pouco tempo para fazer as coisas que gosta, considere eliminar a mídia da sua vida, pelo menos temporariamente. Isso inclui TV a cabo, DVDs, jornais e revistas, notícias na internet e semelhantes. Agora, eu não estou dizendo que você deve eliminar as coisas que ama. Para mim, eu nunca eliminaria os livros, por exemplo. Você pode amar um programa de TV. Nesse caso, elimine o restante. Você pode livrar-se da mídia por uma semana para vê se melhora sua vida e então considere extender esse período. Este truque não funciona para todos, mas eu gosto dele.
  11. Limite-se a três tarefas. Se sua lista de coisas a fazer é longa, escolhe três tarefas que você gostaria de fazer hoje – tarefas importantes não são apenas urgentes mas também trazem um impacto de longo prazo na sua vida. Foque em terminar essas três tarefas antes de qualquer coisas. Se você terminar mais cedo, pode tirar o dia ou então escolher novas tarefas para terminar.
  12. Limite-se a um único projeto. Quantos projetos você está fazendo agora mesmo? Se são muitos, você pode estar limitando sua efetividade. Em vez disso, foque em um proejto agroa, e deixe os outros na espera. Tente concluir esse projeto o mais rápido possível, e depois passe para o próximo.
  13. E-mails de cinco frases. Esse funciona bem se você passa muito tempo escrevendo e-mails. Eu peguei essa ideia de Mike Davidson, que defende que cada e-mail tenha cinco frases ou menos. Isso força você a manter seus e-mails curtos e direto ao ponto. Isso limita a quantidade de tempo que você passa escrevendo e-mail. E força você a decidir o que é importante em cada e-mail. Eu geralmente sigo essa regra (embora a quebre de vez em quando) e se você recebe e-mails curtos meus, agora já sabe o porquê.
  14. Regra dos 30 dias. Este é um truque fantástico para aqueles (como eu) que tem problemas com compras impulsivas – grandes inimigas da simplicidade. A regra é que se você quer comprar algo, tem que escrever isso numa lista de 30 dias, com a data. Depois de um mês, se você ainda quiser o item, pode comprá-lo. Isso não se aplica a necessidades básicas, como a feira da semana… o que ajuda você a distinguir o que você quer e o que você precisa.
  15. Vista apenas algumas cores. Eu faço isso atualmente e ajuda muito a simplificar meu guarda-roupa. Eu basicamente visto apenas preto, azul, cinza e verde, com algum marrom nos detalhes. Isso significa que é muito fácil para mim combinar minhas roupas e eu não preciso de muitas. Você deve ter outras cores que adora vestir – faça seu guarda-roupas em torno delas. Isso não funciona para pessoas que adoram ter muitas roupas de diversas cores, mas para mim mantém as coisas bonitas e simples – e eu não gosto de pensar sobre roupas de qualquer modo.
  16. Um dentro, dois fora. Quando você trouxer algo para dentro de sua cada, você tem que se livrar de outras duas coisas. A regra normal é um dentro, um fora. Mas de alguma forma isso parece nunca funcionar – as coisas continuam se acumulando. Em vez disso, livre-se de duas coisas e tudo continuará simples.
  17. Trabalhe quatro dias na semana. É claro que nem todos podem definir seu próprio calendário, mas se você tem esse luxo, limite-se a quatro dias por semana, oito horas ou menos. Você pode até ver se seis horas funciona para você. E depois tentar três dias. Mas como você pode trabalhar somente quatro dias se você atualmente trabalha cinco e está sobrecarregado? É engraçado, mas você pode fazer funcionar. É conhecida a lei que diz que o trabalho se expande para todo o tempo disponível… e virando o lado, se você diminuir o tempo, diminui também o trabalho que vai preencher aquele tempo. Se você tem apenas quatro dias em uma semana de trabalho, vai escolher as tarefas mais importantes. Você vai terminar o que precisa ser terminado e naturalmente vai eliminar o restante. Você vai definir um calendário que funciona. Vai delegar, terceirizar, automatizar e eliminar. E vai ter um dia extra de folga. Tente e veja – aposto que você consegue.
  18. Aposente-se cedo. Este é um truque radical, mas pode funcionar para algumas pessoas. De fato, funcionou para muitas. Simplesmente definde uma data de aposentadoria mais cedo (quem sabe no próximo ano!) e force-se para guardar o dinheiro que precisa. Tire uma mini-aposentadoria se necessário. Então volte para o trabalho e junte dinheiro para a próxima mini-aposentadoria. Ou define sua aposentadoria precoce em cinco ou dez anos, e nunca mais volte a trabalhar. Isso pare não-realista, mas se você olha dessa forma, você pode economizar o dinheiro que precisa para se aposentar. Isso significa forçar você mesmo a fazer escolhar – você quer gastar impulsivamente agora ou se aposentar mais cedo? Se você cortar despesas, pode economizar mais. Viva simples e frugalmente e invista a diferença. Faça mais dinheiro no curto prazo para que você não tenha que trabalhar tanto no futuro.
  19. Limite e o espaço de armazenamento. Você tende a guardar tudo? Tem toneladas de coisas no depósito, no closet ou na garagem? Quando menos espaço você tiver, menos coisas irá guardar – o que livra você do estresse de ter que procurar por toda aquela pilha para achar, organizar, manter ou se livrar daquelas coisas. Um bom exemplo é minha mesa – eu trabalho numa mesa sem gavetas. Isso significa que não tenho as coisas usuais numa mesa, o que me força a manter as coisas simples. Você pode aplicar isso em todas as áreas da sua vida.
  20. Controle o seu fluxo de informação. Você pode cortar a quantidade de informação vindo para a sua vida. Você tem toneladas de e-mails chegando? Encontre maneiras de reduzi-los – saia de listas, peça para as pessoas pararem de enviarem piadas ou correntes por e-mail (ou bloquei-as de sua caixa de entrada), automaticamente filtre coisas que você não precisa realmente ler. Você tem muitos feeds? Desinscreva-se daqueles que não lhe agregam valor. Lê muitas notícias? Escolha uma fonte em vez de cinco.
  21. Envie apenas cinco e-mails por dia. Eu fiz isso durante um tempo e adorei. Eu pegava cinco importantes e-mails para responder e era só. O restante era postergado ou apagado. Eu terminei priorizando e, apesar de algumas pessoas ficarem sem resposta, eu também não passava todo me tempo no e-mail. Isso me libertou e me fez perceber que eu não tinha que responder todo e-mail que me chega.

Traduzido de Zen Habits com autorização do autor.

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